Как я обычно себя отговариваю от создания базы данных.

Чтобы БЗ работала, надо чтобы:
1. Информация в ней несла достаточную ценность для использующих. Например, часто записывают только итоговый результат, а на основе чего он получен и какие альтернативы итоговому решению возможны - непонятно.
2. Информация должна быть нужна относительно часто. Если ей пользуется 1 человек раз в год (условно), то даже несмотря на ее ценность затраты на создание и поддержание могут быть слишком высоки.
3. Затраты на получение информации из БЗ должны быть меньше (а лучше существенно меньше), чем получение ее из коллег. Иначе все по-прежнему будут бегать друг к другу \ писать в чатик, потому что так быстрее, чем копаться в развалах БЗ или судорожно вспоминать, "где я мог это видеть".
5. Про поддержку уже писали, но повторю - все ждут, что БЗ будет наполняться как-то сама. Когда первая волна энтузиазма проходит, то оказывается, что чтобы написать нормальное резюме по какому-то вопросу, надо очень много времени\усилий (не говоря про то, чтобы это поддерживать). Наличие редактора помогает только в тех случаях, когда он а) большой авторитет б) присутствует в большей части обсуждений, которые надо добавить в БЗ.

Всё остальное, типа выбора "тулзы" и т.п. - это с большего рюшечки. Никакая супер-пупер тулза не поможет, если не выполняются базовые условия выше.